Aanleiding, feiten, context

Op 3 juni 2022 keurde het Vlaamse Parlement een decreet goed om contacten tussen minderjarigen en personen, veroordeeld voor bepaalde feiten, te vermijden. Dit decreet houdt de verplichting in voor bepaalde organisaties om een uittreksel uit het strafregister, als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers. De verplichte controle geldt evenzeer bij de aanstelling van nieuwe monitoren en vrijwilligers.

De inhoud van het decreet, dat in werking is vanaf 1 februari 2023, beperkt de verplichte controle tot nieuwe medewerkers, monitoren en vrijwilligers, die zullen werken met kinderen en jongeren. Het lokale bestuur wenst de verplichting echter uit te breiden naar alle nieuwe medewerkers, monitoren en vrijwilligers, ook als zij in principe niet in contact komen met kinderen en jongeren, bij de uitvoering van hun taak.

Voorafgaand aan de aanstelling van nieuwe medewerkers, monitoren of vrijwilligers wordt volgende procedure toegepast, voor de controle van het goed en zedelijk gedrag:

1. De betreffende persoon bezorgt het uittreksel uit het strafregister aan de personeelsdienst of geeft volmacht aan de personeelsdienst om het uittreksel op te vragen
2. De personeelsdienst controleert het uittreksel dat maximum één maand oud mag zijn:
   1. Het uittreksel is blanco:

■        Personeelsdienst geeft toestemming aan de betrokken dienst om de aanstelling van de persoon voor te leggen aan het Vast Bureau (VB)

2. Het uittreksel is niet blanco:

■        Personeelsdienst meldt aan de betrokken dienst en aan de persoon dat de aanstelling verder onderzocht zal worden door het VB

■        De personeelsdienst informeert het VB over de volgende elementen:

1. De contextuele gegevens                                                                               2. Het tijdsverloop sinds een mogelijke veroordeling                                             3. Of het gaat om een veroordeling wegens feiten ten aanzien van een minderjarige 4. Andere elementen die de dienst die de persoon aanstelt relevant acht.

■        Het VB beslist op basis van de elementen of de persoon aangesteld of niet aangesteld mag worden. Hierbij geldt een zekere appreciatie-mogelijkheid. Essentieel is dat de risico’s zoveel mogelijk uitgesloten worden.

■        De personeelsdienst deelt de beslissing van het VB mee aan de betrokken dienst en aan de persoon.

■        Met het oog op transparantie ten aanzien van de betrokkenen dient de communicatie hieromtrent te gebeuren in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal.

3. De personeelsdienst bewaart het uittreksel niet langer dan nodig voor de controle. Het uittreksel wordt vernietigd nadat de definitieve beslissing over de aanstelling van de persoon is genomen.

Om deze procedure structureel vast te leggen, wordt het volgende artikel toegevoegd aan de arbeidsovereenkomst of de samenwerkingsovereenkomst:

Uittreksel uit het strafregister

Het decreet van 3 juni 2022 verplicht de organisatie om, voor nieuwe medewerkers/monitoren/vrijwilligers, een uittreksel uit het strafregister, als vermeld in artikel 596, 2de lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren.

De persoon dient een uittreksel voor te leggen dat maximum één maand oud is.

De persoon dient een keuze te maken uit de onderstaande mogelijkheden:

o Ik vraag het uittreksel aan via het e-loket van de gemeente en bezorg het aan de personeelsdienst*

o Ik geef volmacht aan de personeelsdienst van de gemeente om het uittreksel op te vragen

o Ik ben -16. Mijn ouders vragen het uittreksel aan en bezorgen het aan de personeelsdienst*

o Ik ben -16. Mijn ouders geven volmacht aan de personeelsdienst om het uittreksel op te vragen.

*(zie: https://www.riemst.be/nl/wonen/burgerzaken/attesten-en-akten/uittreksel-uit-het-strafregister)

NB: De uittreksels worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de controle door de personeelsdienst

(zie in bijlage als voorbeeld: art. 12 in het document 'Overeenkomst vrijwilliger Sociaal Huis - 2023)

Belangrijk:

●        De verplichte controle geldt niet voor bestaande medewerkers, monitoren, vrijwilligers, maar kan uitzonderlijk opnieuw worden uitgevoerd voor een aangestelde persoon indien daar een gegronde indicatie voor is.

●        In de volgende gevallen wordt ook geen controle uitgevoerd:

○        de persoon heeft in een andere dienst van de gemeente al een uittreksel uit het strafregister voorgelegd in de loop van het voorbije jaar en was effectief aangesteld

○        de andere rechtspersoon, waarmee samengewerkt wordt, bevestigt dat zij de controle reeds uitvoerden.

○        het gaat om een dienstenovereenkomst en beoogt geen structurele samenwerking

Juridische gronden

●        Decreet van 3 juni 2022 van de Vlaamse Gemeenschap betreffende de verplichte controle van het uittreksel uit het strafregister van nieuwe medewerkers (of monitoren of vrijwilligers)

●        Art. 84 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en alle latere wijzigingen betreffende de bevoegdheden van het Vast Bureau

●        Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)

●        Art. 10 §2 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens

●        Art. 10-12 van de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers van 3 juli 2005 en alle latere wijzigingen

Adviezen

●        De Data Protection Officer meldt dat de inhoud van art. 12 in de 'Overeenkomst Vrijwilligerswerk Sociaal Huis' correct geformuleerd is volgens het decreet, en in lijn met de GDPR. (zie bijlage)

●        De personeelsdienst bevestigt dat de uittreksels niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de controle van het document. (zie bijlage)

●        Dienst bevolking meldt dat uittreksels uit het strafregister aan minderjarigen (+16) kunnen worden afgeleverd zonder tussenkomst van de ouders, voor zover zij hun identiteit bewijzen. Het uittreksel van -16-jarigen zal in principe blanco zijn aangezien de strafrechtelijke aansprakelijkheid ten vroegste vanaf 16 jaar kan ontstaan. (zie bijlage)

Argumenten

Het doel van de verplichte controle is om na te gaan of de nieuwe vrijwilliger van goed en zedelijk gedrag is. De persoon in kwestie moet kunnen aantonen dat er geen veroordeling is voor bepaalde feiten.

Financiële weerslag

Niet van toepassing

BESLUIT:

artikel 1:

Het Vast Bureau beslist dat voorafgaandelijk aan de aanstelling van nieuwe medewerkers (incl. monitoren en vrijwilligers) voortaan de vermelde procedure, ter controle van het uittreksel uit het strafregister toegepast moet worden.

artikel 2:

Het VB gaat ermee akkoord dat het artikel, betreffende het uittreksel uit het strafregister, toegevoegd wordt aan de arbeidsovereenkomst of de samenwerkingsovereenkomst.

artikel 3:

Het VB gaat ermee akkoord dat de verplichte controle niet geldt voor bestaande medewerker (of monitoren of vrijwilligers), tenzij er een grondige indicatie is om de controle uitzonderlijk wel uit te voeren.

artikel 4:

Het VB gaat er tevens mee akkoord dat de verplichte controle niet geldt in de gevallen die beschreven worden in het ontwerp-besluit.

artikel 5:

Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het DLB.