Aanleiding, feiten, context

Op 21/10/2020 heeft het vast bureau goedkeuring verleend aan het participeren in, en het samen aankopen van, een digitaal buurtnetwerkplatform, in het kader van zorgzame buurten, via de EersteLijnsZone ZOLim. In 2021 werd de opdracht via VZW ELZ ZOLim gegund aan NV Hoplr.

Aan het bestuur wordt nu gevraagd een definitief standpunt in te nemen omtrent het al dan niet verder zetten van Hoplr, met OCMW Tongeren-Borgloon als opdrachtgevend bestuur zonder deelname van Bilzen-Hoeselt en EZL-Zolim, gezien Bilzen-Hoeselt zich nu ook terugtrekt uit de samenwerking.

Juridische gronden

●        Decreet van lokaal bestuur van 22/12/2017 en alle latere wijzigingen

●        Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en alle latere wijzigingen

●        Het eerstelijnsdecreet van 26/04/2019

●        Besluit van de Vlaamse regering van 17/05/2019 houdende de erkenning en subsidiëring van de zorgraden;

●        Besluit van het vast bureau van 21/10/2020 houdende goedkeuring van het initiatief en deelname aan de samenaankoop van digitale buurtnetwerkplatform in het kader van zorgzame buurten

●        Besluit van het vast bureau van 23/06/2021 houdende de  implementatie van het digitaal buurtnetwerkplatform Hoplr

●        Besluit van het vast bureau van 16 april 2025 houdende de beslissing tot verder zetten van de overheidsopdracht met betrekking tot het buurtplatform Hoplr, onder welbepaalde voorwaarden

Adviezen

Advies dienst communicatie:

HOPLR wordt op dit moment niet systematisch ingezet in de communicatiemix - noch bij campagnes, noch bij bewonersparticipatie. Daardoor blijft het platform een losstaand kanaal zonder duidelijke functie of impact. De beperkte integratie met andere gemeentelijke communicatiekanalen zorgt bovendien voor versnippering van informatie en kan verwarring creëren bij burgers over waar relevante info te vinden is. HOPLR is bovendien afhankelijk van vrijwillige registratie door burgers. Buiten het feit dat het platform momenteel onvoldoende geïntegreerd is in onze communicatiestrategie, is er ook geen structurele capaciteit aanwezig om het beheer en de opvolging door de Dienst Communicatie en Toerisme op een kwaliteitsvolle manier te organiseren.

Advies dienstencentrum:

Ook binnen het dienstencentrum is er op dit moment niet de tijd en ruimte om HOPLR, zonder bijkomende ondersteuning van de dienst communicatie verder te gebruiken en optimaal te ontwikkelen.

Argumenten

Hoplr verbindt buurtbewoners met elkaar en met gemeente Riemst.

Het is een sociaal medium dat alleen toegankelijk is voor bewoners van eenzelfde buurt en is een ondersteunend element voor de uitbouw van zorgzame buurten.

De integratie met andere gemeentelijke communicatiekanalen is op dit moment beperkt.

Vanaf september 2021 is het participatieplatform beschikbaar voor de inwoners, de lokale besturen en de ELZ van onze regio.

De SAAS-overeenkomst tussen de ELZ en Hoplr werd afgesloten voor een periode van 6 jaar, waarbij in functie van de nieuwe legislatuur de mogelijkheid voorzien werd na 4 jaar de overheidsopdracht op te zeggen mits een opzegtermijn.

De zorgraad heeft, wegens de beperkte financiële werkingsmiddelen die de eerstelijnszone ter beschikking heeft, beslist vanaf 01.09.2025 geen cofinanciering meer op te nemen in Hoplr.

Voorgesteld werd dat de licentiekost van 24.200 euro BTW inclusief in de toekomst volledig gedragen  zou worden door de resp. lokale besturen. Voor Riemst houdt dit een stijging van de jaarlijkse bijdrage van € 3.485 naar €4.356 in voor het gebruik van Hoplr op het grondgebied Riemst.

In het vast bureau van 16 april  2025 heeft Riemst beslist verder te participeren aan dit project, evenwel onder voorbehoud dat, indien de voorwaarden van overheidsopdracht wijziging omdat niet  alle lokale besturen van de ELZ ZOlim blijven participeren, het dossier opnieuw aan het vast bureau ter beslissing zou voorgelegd worden.

Bilzen-Hoeselt heeft beslist niet verder gebruik te maken van Hoplr en niet meer de participeren aan deze overheidsopdracht.

In de zorgraad van 24.04.2025 heeft ELZ Zolim definitief beslist de opdracht met Hoplr niet te verlengen en het mandaat aan OCMW Tongeren-Borgloon te geven om met Hoplr te onderhandelen over een overdracht van de opdracht.

Uit deze onderhandelingen blijkt dat de prijsberekening voor Hoplr zoals voorgelegd aan het vast bureau van 26 april 2025 behouden blijft, ondanks de uittreding uit de samenwerking van Bilzen-Hoeselt.

OCMW Tongeren-Borgloon stelt aan de lokale besturen Riemst en Voeren voor op basis van de gevoerde onderhandelingen met Hoplr een 'bijakte overdracht en wijziging opdracht' goed te keuren waardoor:

de opdracht van opdrachtgeverszijde door de eerstelijnszone wordt overgedragen aan OCMW Tongeren-Borgloon

OCMW Tongeren-Borgloon verder optreedt als opdrachtgever/ aanbestedende overheid

De oorspronkelijke duur van de opdracht wordt gehandhaafd (tot en met 31.07.2027)

de licentiekost van de deelnemende besturen wordt vastgelegd voor de duurtijd van de overeenkomst (voor Riemst: 4.356 € per jaar)

Financiële weerslag

Er zijn voldoende middelen voorzien in het budget:

AC000296 -- Het buurtzorgnetwerk biedt laagdrempelige zorg met en door buurtbewoners.

MJP001619 -- Digitaal Buurtnetwerk Platvorm in het kader van zorgzame buurt -- € 4.600- 2025/61600300/09 /0900/

BESLUIT:

artikel 1:

Het vast bureau beslist geen goedkeuring te verlenen aan de verdere participatie van Riemst aan de aan de overheidsopdracht 'Digitaal Buurtnetwerkplatform' gedurende de periode 01/09/2025 tot en met 31/07/2027

artikel 2:

Het vast bureau beslist de 'bijakte van overdracht en wijziging opdracht', zoals toegevoegd in bijlage aan dit besluit niet goed te keuren. Door deze bijakte wordt de overdracht van het opdrachthouderschap van de overheidsopdracht zoals beschreven in de ‘SAAS overeenkomst Hoplr’ d.d. 1/9/2021,  overgedragen van ELZ Zolim naar OCMW Tongeren-Borgloon

artikel 3

Het vast bureau gaat niet  akkoord met de jaarlijkse bijdrage van 4.356 euro  in voor het gebruik van Hoplr op het grondgebied Riemst. Dit budget is voorzien op de registratiesleutel: MJP001619 -- Digitaal Buurtnetwerk Platform in het kader van zorgzame buurt -- € 4.600- 2025/61600300/09 /0900/

artikel 4:

Dit besluit wordt bekend gemaakt conform de bepalingen van het DLB.