Aanleiding, feiten, context

Traiteur-Bakkerij Bollen BV, opdrachtnemer voor de bereiding en levering van warme maaltijden voor de dorpsrestaurants van gemeente Riemst, vraagt, in het aangetekend schrijven van 9 januari 2023, een prijsaanpassing voor de maaltijden, omwille van de extreme prijsstijging van o.a. producten, lonen en energie.

Op 8 december 2021 ging het Vast Bureau, naar aanleiding van het aangetekend schrijven van 20 november 2021 van de opdrachtnemer, een eerste maal akkoord met een aanpassing van de oorspronkelijke prijs van 4,98 EUR (incl. BTW) naar 6,00 EUR (incl. BTW), per maaltijd.

In het nieuwe aangetekend schrijven (zie bijlage) motiveert de opdrachtnemer zijn vraag om de prijs per maaltijd te verhogen van 6,00 EUR (incl. BTW) naar 7,25 EUR (incl. BTW).

We stellen vast dat de opdrachtnemer voor de prijsaanpassing een eigen formule gebruikt, terwijl hij de formule moet gebruiken die in het lastenboek opgenomen is. Rekening houdend met de huidige prijs (P), de consumptieindex van de maand voor de aanvraag (cpi) en de consumptieindex bij de opening van de aanbesteding (CPI), geeft de correcte formule het volgende resultaat:

P' = P * (0,80 * cpi/CPI + 0,20) = 6,00 EUR * (0,80 * 127,72/109,49 + 0,20) = 6,80 EUR (incl. BTW)

Omdat de opdrachtnemer benadrukt dat de gevraagde prijsverhoging essentieel is omwille van de enorme stijging van zijn kosten, heeft de financiële dienst, op verzoek van het Vast Bureau, zijn motivering verder onderzocht, uitgaande van het gewicht van de verschillende kostenfactoren.

Hieruit blijken de volgende procentuele verhoudingen:

De financiële dienst besluit dat, omwille van de uitzonderlijke situatie, een hogere prijsaanpassing mag toegestaan worden, dan de prijsherziening zoals voorzien in het lastenboek. De financiële dienst vindt daarom een prijsaanpassing van 6,00 EUR naar maximum 7,20 EU toelaatbaar  (= gelijk aan 6,00 EUR x 120%).

Juridische gronden

●        Besluit van het Vast Bureau van 10 februari 2021 betreffende de gunning voor de levering van warme maaltijden voor de dorpsrestaurants

●        Besluit van het Vast Bureau van 8 december 2021 betreffende de prijsaanpassing voor het leveren van warme maaltijden voor de dorpsrestaurants

●        Besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 13 april 2014 betreffende het retributiereglement voor de dorpsrestaurants en alle latere wijzigingen

●        De machtiging voor het Vast Bureau om deze beslissing te nemen, volgens het Decreet van het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en alle  latere wijzigingen.

●        Bekendmaking van het besluit volgens het DLB van 22 december 2017.

Adviezen

Omwille van de extreme prijsstijging van producten, lonen en energie, en vooruitlopend op verdere prijsstijgingen voor de leverancier, wordt geadviseerd om de leverancier tegemoet te komen door, in plaats van de contractuele prijsherziening (= 6,80 EUR) toe te passen, een prijsaanpassing naar 7,20 EUR, per maaltijd, toe te staan, met ingang van 1 mei 2023.

Ter compensatie van de verhoging van de aankoopprijs van de maaltijden, zou het aangewezen zijn om het retributiereglement van de dorpsrestaurants aan te passen:

●        Momenteel bedraagt het tarief voor deelname aan het dorpsrestaurant 5,00 EUR per maaltijd voor volwassenen, 2,50 EUR per maaltijd voor kinderen t.e.m. 12 jaar, en 2,50 EUR voor de vrijwilligers van de dorpsrestaurants.

●        Geadviseerd wordt om deze tarieven aan te passen naar 7,00 EUR voor de volwassenen, en naar 3,50 EUR voor de kinderen tot 12jaar, en voor de vrijwilligers van de dorpsrestaurants, met ingang van 1 mei. Ter vergelijking: in Bilzen geldt een tarief van 8,00 EUR per maaltijd, in Lanaken is dit 7,50 EUR.

Argumenten

De argumenten zijn opgenomen in het aangetekend schrijven van 9 januari 2023. 

Financiële weerslag

Op basis van het gemiddeld aantal maaltijden per week per dorpsrestaurant, wordt de meerkost voor het OCMW, ten opzichte van een gebruikerstarief van 7,00 EUR per maaltijd, op jaarbasis geraamd op ca. 1.580,00 EUR:

40 weken * ( 42 mlt Vlijtingen + 41 mlt Kanne + 92 mlt Riemst) + 10 * 90 mlt Membruggen = 7.900 mlt * 0,20 EUR = 1.580,00 EUR

De meerkost voor het OCMW, ten opzichte van een vrijwilligerstarief van 3,50 EUR per maaltijd, wordt op jaarbasis geraamd op ca. 4.588,00 EUR:

40 weken * ( 8 mlt Vlijtingen + 8 mlt Kanne + 12 mlt Riemst) + 10 * 12 mlt Membruggen = 1.240 mlt * 3,70 EUR = 4.588,00 EUR

De nodige budgetten zijn voorhanden en dienen niet aangepast te worden:

MJP000186, ARK60100400/0900, AC000241 Werkingskosten dorpsrestaurants - 60.000,00 EUR

BESLUIT:

artikel 1:

Het Vast Bureau verklaart de aanvraag van de opdrachtnemer van 9 januari 2023, voor een prijsaanpassing, ontvankelijk.

artikel 2:

Het Vast Bureau gaat akkoord met een prijsverhoging door de opdrachtnemer, voor de bereiding en levering van warme maaltijden voor de dorpsrestaurants van gemeente Riemst, van 6,00 EUR (incl. BTW) per maaltijd naar 7,20 EUR (incl. BTW) per maaltijd, met ingang van 1 mei 2023.

artikel 3:

Het Vast Bureau gaat akkoord met de aanpassing van de tarieven, voor deelname aan de dorpsrestaurants, als volgt: de maaltijdprijs voor volwassenen wijzigt van 5,00 EUR naar 7,00 EUR, en voor kinderen t.e.m. 12 jaar, en voor de vrijwilligers van de dorpsrestaurants, van 2,50 EUR naar 3,50 EUR.

artikel 4:

Het Vast Bureau gaat akkoord met de aanpassing van de tarieven, voor deelname aan de dorpsrestaurants, in het betreffende retributiereglement, vanaf 1 september 2023.

artikel 5:

Dit besluit wordt bekend gemaakt conform de bepalingen van het DLB.