Aanleiding, feiten, context

Het gemeentebestuur van Riemst wil terug aanknopen met de tweejaarlijkse traditie om een groot dankfeest te organiseren voor alle vrijwilligers die actief zijn in Riemst, om waardering te tonen voor hun inzet en om hun te motiveren om hun engagement verder te zetten.

De laatste editie van het vrijwilligersfeest dateert van 2018. In 2020 kon het vrijwilligersfeest namelijk niet doorgaan omwille de geldende Corona-maatregelen.

Het nieuwe dankfeest is gepland op vrijdag 25 november 2022, van 19.00 u. tot 24.00 u. in de grote zaal van 't Paenhuys. Het feest is bedoeld voor alle vrijwilligers, die in de gemeente actief zijn in verenigingen en/of gemeentelijke diensten en/of adviesraden.

De reden van herneming is het optreden van Firmin Vandeput dat werd toegevoegd.

Juridische gronden

●        De machtiging voor de goedkeuring van dit evenement door het College van burgemeester en schepenen (CBS) is vervat in het decreet van het lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.

●        Het evenement voldoet tevens aan de bepalingen van de wet van 3 juli 2005, en alle latere wijzigingen, betreffende de rechten van de vrijwilligers

●        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017

Adviezen

Het concept van het feest werd uitgewerkt en goedgekeurd door alle betrokken medewerkers van de werkgroep 'Vrijwilligers'

Motivering

Dit evenement kadert in de doelstelling van Riemst als gemeente waar het goed is om te wonen en te leven.

Het thema van dit jaar is 'Vrijwilligers bestuiven de toekomst'. De dienst communicatie zorgt voor placemats en bierkaartjes met het campagnebeeld.

Inschrijven kan tot 21 november aan de balie van het gemeentehuis, telefonisch via 012 440 300, of via mail vrijwilliger@riemst.be.

Afgaande op vorige edities worden er een 500-tal aanwezigen verwacht.

Programma:

19.00 u. Deuren open voor het publiek

19.20 u. Toespraken door burgemeester Mark Vos en schepen voor vrijwilligerswerking Anja Slangen

19.40 u. Firmin Vandeput

20.00 u. Surprise-act (wervelende dansshow - try-out optreden)

21.00 u. Joe Hardy en de Joe'ettes

21.45 u. DJ Geert Palmaers van GS Events

24.00 u. Einde

De surprise-act treedt op zonder vergoeding. Er wordt wel één drankje voorzien voor de dansers en de begeleiders. De begeleiders hebben tijdens het optreden toegang tot de bovenverdieping van de zaal.

Tijdens het feest worden doorlopend hapjes, desserten en drank geserveerd.

Via mail zal beroep gedaan worden op personeelsleden om te helpen aan de toog, in de keuken, en aan raadsleden om te helpen in de bediening. Er wordt gewerkt in twee shiften: van 18.30 u. tot 21.30 u. en van 21.30 u. tot 00.30 u. De personeelsleden mogen de gepresteerde uren inzetten als overuren.

Financiële weerslag

●        Aan de ingang van 't Paenhuys worden, ter verwelkoming, 4 ballonpilaren geplaatst worden door Renaldo's Wonderland. Prijs/st. 35 EUR excl. BTW. Totaal 140 EUR + 21% BTW = 169,40 EUR

●        Versiering op de (sta-)tafels wordt geraamd op 200 EUR incl. BTW

●        De dranken in 't Paenhuys worden, volgens de samenwerkingsovereenkomst, afgenomen via de VZW Parochiale Werkgroep 't Paenhuys. De volgende dranken worden voorzien: bier - frisdranken - fruitsap - wijn. Op basis van 500 deelnemers wordt de kostprijs van de dranken geraamd op 2.500,00 EUR incl. BTW

●        Voor de catering zijn 4 kandidaten aangeschreven: 2Cooks4you, Raf&Marisa, Traiteur Eddy, Traiteur Bollen. Het aanbod van Traiteur Bollen is het meest gevarieerd. Hij rekent 3 hapjes en 2 desserten per persoon aan 8,00 EUR per persoon incl. BTW. Voor 500 personen komt dit neer op 4.000 EUR + 30 EUR handelingskosten + 25 EUR afwaskosten = 4.055EUR incl. BTW

●        Voor licht en geluid, en een DJ-set zijn 3 kandidaten aangeschreven: Kallen-Group, DJ Max en GS Events. Kallen-Group heeft niet gereageerd. GS Events biedt de voordeligste offerte en kan volledig voldoen aan de technische rider van de optredende artiest. Voor de DJ-set schakelt hij Geert Palmaers in, een top-DJ met ruim 30 jaar ervaring. All-in prijs: 950 EUR incl. BTW.

●        Optreden van Firmin Vandeput: Prijs 500 EUR + 6% BTW = 530 EUR incl BTW

●        Optreden van Joe Hardy en de Joe'ettes: Prijs: 1.400 EUR + 6% BTW = 1.484 EUR incl BTW

De totaalprijs wordt geraamd op 9.888,40 EUR. Hiervoor zijn 2 budgetten voorzien: 9.000 EUR, via MJP000549, ARK61600010/0719, AC000216 en 1.400 EUR via MJP000548, ARK61421000/0719, AC000216

BESLUIT:

artikel 1:

Het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) gaat akkoord met de uitgave van 169,40 EUR voor 4 ballonpilaren.

artikel 2:

Het CBS gaat akkoord met de geraamde uitgave 200,00 EUR voor tafeldecoratie.

artikel 3:

Het CBS gaat akkoord met de geraamde uitgave van 2.500,00 EUR voor de dranken.

artikel 4:

Het CBS gaat akkoord met de aanduiding van traiteur Bollen voor de catering, en met de geraamde uitgave van 4.055,00 EUR.

artikel 5:

Het CBS gaat akkoord met de aanduiding van GS Events voor licht en geluid, en de DJ-set, en met de uitgave van 950,00 EUR.

artikel 6:

Het CBS gaat akkoord met het try-out optreden, zonder vergoeding, van de surprise-act.

artikel 7:

Het CBS gaat akkoord met het optreden van Firmin Vandeput, en de kostprijs van 530,00 EUR

artikel 8:

Het CBS gaat akkoord met het optreden van Joe Hardy, en de kostprijs van 1.484,00 EUR.

artikel 9:

Het CBS gaat akkoord om toespraken te houden door burgemeester, Mark Vos en schepen van vrijwilligerswerk, Anja Slangen

artikel 10:

Het CBS gaat akkoord om de personeelsleden, die meehelpen tijdens het vrijwilligersfeest, deze uren te laten registreren als overuren.

artikel 11:

Dit besluit wordt bekend gemaakt conform de bepalingen van het DLB.