Aanleiding, feiten, context

Erkende verenigingen uit Riemst kunnen bij de gemeente printen en kopiëren aan een voordelig tarief, volgens het gemeenteraadsbesluit van 9 mei 2016 - tarieven gemeentelijk drukwerk. Tot begin september werd dit opgevolgd door de drukkerij. Naar aanleiding van het pensioen van de betrokken collega wordt deze dienstverlening anders georganiseerd en is het nodig om het reglement aan te passen.

De gemeenteraad wordt gevraagd het retributiereglement printen en kopiëren voor verenigingen en kerkfabrieken uit Riemst goed te keuren en het bestaande reglement op te heffen.

Juridische gronden

●        Decreet over Lokaal Bestuur van 22 december 2017, art. 40 §3: de gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van gemeentebelastingen en retributies

●        Gemeenteraadsbesluit van 9 mei 2016 - tarieven gemeentelijk drukwerk

●        Gemeenteraadsbesluit van 9 september 2024 - subsidiereglement voor terugkerende buurtinitiatieven rond laagdrempelige ontmoeting

●        AC000129 - Gemeenschapsleven en verenigingen versterken

Adviezen

Financiële dienst: positief advies

Argumenten

In 2016 werd er een reglement voor drukwerk opgemaakt naar aanleiding van het pensioen van de toenmalige drukker. Sindsdien konden verenigingen terecht in het gemeentehuis voor printen en kopiëren. Opnieuw is er een pensioen waardoor de organisatie van de drukkerij herbekeken is.

Weinig gemeentes in Vlaanderen bieden deze dienstverlening aan voor verenigingen. In het kader van actie 000129 het versterken van het gemeenschapsleven en verenigingen blijft de gemeente Riemst de wens behouden om deze dienstverlening verder te zetten. Het vorige reglement is ondertussen verouderd en dient geactualiseerd te worden.

Voor de herziening van het reglement is een prijsvergelijking opgemaakt, toegevoegd in de bijlage.

Hierin staat een overzicht van de vorige aangerekende kost, de effectieve kostprijs (papier + printkost), de nieuw voorgestelde kostprijs en enkele vergelijkende kostprijzen met andere Vlaamse

gemeentes.

De voorgestelde kostprijs is in onderstaande tabel toegevoegd. Dit is vergelijkbaar met voorbeelden uit andere gemeentes zoals bijgevoegd in het overzicht in de bijlage.

Enkele verenigingen konden in het vorige reglement kosteloos printen en kopiëren, namelijk:

●        Alle gemeentelijke adviesraden, commissies, inclusief dorpsraden;

●        Alle oud-strijdersverenigingen van Riemst;

●        Alle minder-validenverenigingen van Riemst;

●        Gratis drukwerk voor Rode Kruis - afdeling Riemst;

●        Gratis druk werk voor organisatie vzw wereldvredesvlam Riemst;

●        Gratis drukwerk voor verenigingen en/of adviesraden die een activiteit organiseren tvv TEVONA Lafelt

Ook deze lijst dient geactualiseerd te worden aan de huidige samenstelling van de verenigingen.

In dit reglement wordt voorgesteld om de volgende verenigingen/raden kosteloos te kopiëren:

●        Gemeentelijke adviesraden

Daarnaast wordt voorgesteld om de volgende erkende verenigingen en de kerkfabrieken een jaarlijks contingent van 2.000 pagina's kosteloos toe te kennen ter ondersteuning van specifieke organisaties die een bijzondere bijdrage leveren aan het algemeen belang en bijdragen aan de realisatie van gemeentelijke beleidsdoelstellingen inzake gemeenschapsvorming, erfgoedzorg, sociale inclusie, vrijwilligerswerk en maatschappelijke dienstverlening.

●        Oudstrijdersverenigingen

●        Heemkundige verenigingen

●        Oudercomité van de basisscholen

●        Kerkfabrieken

●        Mindervalidenverenigingen

●        Rode kruis - afdeling Riemst

Wordt voorgesteld om te schrappen uit het voorgaand reglement:

●        De vzw Wereldvredesvlam is opgeheven.

●        Er zijn geen actieve dorpsraden en/of erkende commissies op dit moment.

Financiële weerslag

De ontvangsten worden geregistreerd onder een nieuwe budgetsleutel - Ontvangsten kopies en print voor verenigingen.

BESLUIT: Herziening reglement - drukwerk verenigingen

eenparig

artikel 1:

De gemeenteraad keurt onderstaand retributiereglement goed.

Retributiereglement - printen en kopiëren van verenigingen en kerkfabrieken uit Riemst

artikel 1.1 - Doel

Er wordt een retributie geheven voor het gebruik van de gemeentelijke print- en kopieervoorzieningen door erkende verenigingen

artikel 2 - Toepassingsgebied

Dit reglement richt zich op erkende verenigingen in de gemeente Riemst. Onder erkende vereniging wordt verstaan:

●        een vereniging die door de gemeente Riemst erkend is;

●        of een lokale afdeling, werking of vertegenwoordiging van een regionale, provinciale, Vlaamse, nationale of internationale koepelorganisatie die een aantoonbare werking heeft op

 het grondgebied van Riemst en op eenvoudig verzoek het lidmaatschap of de aansluiting bij

 een erkende koepelorganisatie kan aantonen.

artikel 3 - Voorwaarden 

Het drukwerk moet rechtstreeks verband houden met de maatschappelijke doelstellingen, activiteiten of communicatie van de erkende vereniging.

Bestuursdocumenten, commerciële, politieke, religieuze propaganda, privédoeleinden of activiteiten van derden zijn uitgesloten.

Printen en kopiëren is mogelijk op wit papier van 80 gram waarbij de opties zijn zwart/wit of kleur, recto of rectoversie en A4 of A3. Het is niet mogelijk om lay-out te laten bewerken, te nieten, te plooien, te plakken en te snijden. De bestanden of kopieën worden printklaar of kopieklaar aangeleverd. Er worden geen extra bewerkingen door de diensten uitgevoerd.

Documenten worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de printopdracht.

De gemeente behoudt zich het recht voor bestanden te verwijderen na uitvoering van de opdracht.

De gemeente behoudt zich het recht voor een aanvraag geheel of gedeeltelijk te weigeren indien:

●        de aanvraag strijdig is met wetgeving;

●        de capaciteit van de dienstverlening onvoldoende is;

●        de aanvraag niet verenigingsgebonden is;

●        de aanvrager openstaande schulden heeft tegenover de gemeente;

●        misbruik van het reglement wordt vastgesteld.

artikel 4 - Retributietarieven

De prints en kopieën worden gemaakt op wit papier van 80 gram, volgens onderstaande kostprijs per print of kopie:

.

Bovenstaande tarieven worden driejaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de evolutie van de gezondheidsindex, afgerond tot twee cijfers na de komma. Het college van burgemeester en schepenen stelt de geïndexeerde bedragen vast en maakt deze bekend.

artikel 5 - Procedure

5.1 Aanvraag

●        De erkende verenigingen/kerkfabrieken kunnen een aanvraag voor print-/kopieerwerk indienen  via vrijetijd@riemst.be;

●        De aanvraag moet ten laatste vijf werkdagen vóór de gewenste ophaaldatum gebeuren;

●        De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van een printklaar document waar geen bewerkingen meer in moeten gebeuren.

●        De gemeente garandeert geen uitvoering van laattijdige aanvragen.

5.2 Ophaling
 

●        De prints/kopieën kunnen na bevestiging van de kostprijs tijdens de openingsuren opgehaald worden ten laatste vijf werkdagen na de aanvraag;

●        Bij ophaling wordt een bevestiging van afhaling getekend.

artikel 6 - Betaling

De kostprijs wordt gefactureerd aan de erkende vereniging/kerkfabriek die de aanvraag doet.

De betaling gebeurt binnen 30 dagen na verzending van de factuur op het door de gemeente

aangeduide rekeningnummer.

Bij niet-betaling kan de retributie ingevorderd worden overeenkomstig de bepalingen van het Decreet

Lokaal Bestuur.

artikel 7 - Vrijstelling van retributie

Ter ondersteuning van organisaties die een bijzondere bijdrage leveren aan het algemeen belang en bijdragen aan de realisatie van gemeentelijke beleidsdoelstellingen inzake gemeenschapsvorming, erfgoedzorg, sociale inclusie, vrijwilligerswerk en maatschappelijke dienstverlening, kent de gemeente Riemst aan bepaalde verenigingen een gedeeltelijke vrijstelling van de retributie toe.

Deze vrijstelling houdt rekening met de maatschappelijke meerwaarde van deze organisaties voor de lokale gemeenschap en heeft tot doel hun werking op een laagdrempelige wijze te ondersteunen.

De vrijstelling wordt verleend onder de voorwaarden zoals bepaald in dit reglement en uitsluitend voor drukwerk dat rechtstreeks verband houdt met de maatschappelijke opdracht en activiteiten van de betrokken vereniging.

Categorie 1: volledige vrijstelling van retributie

●        gemeentelijke adviesraden

Categorie 2: jaarlijks contingent van 2.000 pagina's per kalenderjaar:

●        Oudstrijdersverenigingen: herdenking en historisch bewustzijn.

●        Heemkundige verenigingen: lokaal erfgoed en geschiedenis.

●        Oudercomités van de basisscholen: bevorderen van ouderbetrokkenheid, schoolondersteuning en gemeenschapsvorming.

●        Rode Kruis: gezondheid, hulpverlening en vrijwilligerswerk.

●        Mindervalidenverenigingen: inclusie en participatie.

●        Kerkfabrieken: gemeenschapsvormende activiteiten en erfgoedbeheer. 

Categorie 3: onderstaande terugkerende buurtinitiatieven, die in samenwerking met het lokaal dienstencentrum activiteiten organiseren rond laagdrempelige ontmoeting krijgen eveneens een vrijstelling van deze kosten volgens de afspraken zoals gespecificeerd in het gemeenteraadsreglement van 09/09/2024, handelend over het subsidiereglement voor terugkerende buurtinitiatieven rond laagdrempelige ontmoeting.

artikel 8 - Sanctiebepaling

Bij misbruik, onjuiste verklaringen of gebruik in strijd met het reglement kan het college van

burgemeester en schepenen:

●        de dienstverlening tijdelijk schorsen;

●        het gratis contingent intrekken;

●        toekomstige aanvragen weigeren.

artikel 9 - Aansprakelijkheidsclausule

De vereniging is volledig verantwoordelijk voor de inhoud van de aangeleverde documenten.

De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor auteursrechtelijke inbreuken, schendingen

van privacywetgeving, fouten in de inhoud of andere wettelijke overtredingen.

artikel 10 - Betwistingen

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en schepenen.

artikel 11 - Opheffing

Dit reglement vervangt het reglement van 9 mei 2016: “Tarieven gemeentelijk drukwerk”.

artikel 12 - Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking vanaf 14 november 2026

artikel 13 - Bekendmaking

Dit besluit wordt overgemaakt aan de financiële dienst.

Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het DLB.