Aanleiding, feiten, context

Het gemeentebestuur organiseert tweejaarlijks een groot dankfeest voor alle vrijwilligers die actief zijn in Riemstse verenigingen of socioculturele- en welzijnsorganisaties, of gemeentelijke diensten of adviesraden.

Het gemeentebestuur wil op deze manier waardering uiten voor hun onvoorwaardelijke inzet, en wil hun tegelijkertijd  aanmoedigen om hun engagement te blijven voortzetten..

De dienst vraagt aan het College van Burgemeester en Schepenen om akkoord te gaan met de met het voorgestelde programma, en met de daaraan verbonden uitgaven voor de organisatie van het dankfeest op vrijdag 27 september in 't Paenhuys.

Juridische gronden

●        De machtiging voor de goedkeuring van dit evenement door het College van burgemeester en schepenen (CBS) is vervat in het decreet van het lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.

●        Het evenement voldoet tevens aan de bepalingen van de wet van 3 juli 2005, en alle latere wijzigingen, betreffende de rechten van de vrijwilligers.

●        AC000106 Ondersteunen van verenigingen en vrijwilligers bij hun werking

●        AC000216 Tweejaarlijks dankfeest voor onze vrijwilligers (WVG300/1, WVG200/2, WVG300/3)

●        AC000293 Het tweejaarlijkse vrijwilligersfeest (WVG300/1, WVG200/2, WVG300/3)

Adviezen

●        Dienst cultuur: positief advies

●        Dienst jeugd: positief advies

●        Dienst sport: positief advies

●        Dienst sociaal huis: positief advies

Argumenten

Verenigingen en organisaties krijgen, vrijblijvend, de mogelijkheid om tijdens het dankfeest opmerkelijke prestaties van vrijwilligers in de kijker te zetten of om interessante initiatieven voor vrijwilligers toe te lichten.

Afgaande op vorige edities verwacht de dienst een 500-tal aanwezigen. Inschrijven kan tot 23

september 2024, aan de balie van het gemeentehuis, via 012 440 300, of via vrijwilliger@riemst.be.

Programma:

●        19.00 u. Deuren open - ontvangst door burgemeester, schepenen en algemeen directeur

●        19.20 u. Toespraken door burgemeester Mark Vos en schepen voor vrijwilligerswerking Anja Slangen

●        19.40 u. Stand-up comedian Yannick Noben - conférence over vrijwilligerswerk

●        20.10 u. Wervelende dansshow

●        20.40 u. Afwisselend: Knappe Koppen (zie https://www.knappekoppen.be) en DJ Geert Palmaers

●        24.00 u. Einde

De dienst doet via mail een vrijblijvende oproep onder de personeelsleden en raadsleden voor hulp aan de toog en de bediening van de dranken, in twee ploegen: van 18.30 u. tot 21.30 u. en van 21.30 u. tot 00.30 u. De dienst vraagt aan het College van Burgemeester en Schepenen om, net zoals bij de vorige editie, ermee in te stemmen dat de personeelsleden de gepresteerde uren registreren als overuren.

Tijdens het feest voorziet de aan te duiden cateraar tapasschotels en zoete hapjes op de tafels.

Het thema van dit jaar is 'Vrijwilliger, Jij verdient een Dikke Duim'. Aan de dienst communicatie wordt

gevraagd om dit thema en het bijhorende campagnebeeld (van het Vlaams Steunpunt VrijwilligersWerk of VSVW) te gebruiken voor de opmaak van de uitnodigingen.

Financiële weerslag

●        De dienst zal de dranken, zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst, afnemen via de VZW Parochiale Werkgroep 't Paenhuys. Dit betreft bier, waters, frisdranken, fruitsap, wijn en koffie. Afgaande op de vorige editie, en rekening houdend met de prijsstijging van de dranken, raamt de dienst de kostprijs van de dranken op 2.200,00 euro incl. BTW (vorige editie 1.859,59 euro)

●        Voor de catering zijn 3 kandidaten aangeschreven: 2Cooks4you, Raf&Marisa, en Traiteur Bollen.Traiteur Bollen heeft het voordeligste voorstel, met 6 hapjes en zoetigheden per persoon aan 8,50 euro per persoon. Uitgaande van 500 aanwezigen raamt de diens de kostprijs voor de catering op 4.250,00 euro incl. BTW. (vorige editie 3.925 euro)

●        Voor de aankleding van de tafels (tafellaken of statafelhoes, kaars, bloemetje) zijn dezelfde kandidaten aangeschreven. Traiteur Bollen heeft het voordeligste voorstel, aan 15,00 euro per tafel. Uitgaande van de versiering van een 50-tal tafels raamt de dienst de kostprijs voor de aankleding  op 750,00 euro incl. BTW. (vorige editie 907,50 euro)

●        Voor licht en geluid, en een DJ-set zijn 4 kandidaten aangeschreven: Kallen-Group, ,JHM Events, AK-Verhuur, GS Events Enkel GS Events heeft gereageerd. De oorspronkelijke offerte bedroeg 1.331,00 euro. Omdat intussen de nieuwe geluidsinstallatie geïnstalleerd zijn in 't Paenhuys, en omdat hierdoor minder bijkomende apparatuur nodig is, heeft GS Events uitzonderlijk een korting toegestaan. De kostprijs voor levering van geluid, licht, techniek en DJ Geert Palmaers bedraagt hierdoor 1.149,50 euro incl BTW

●        Conférence van Yannick Noben, met een speciaal voor deze gelegenheid geschreven tekst over vrijwilligers: 1.537,00 euro incl BTW

●        Optreden van de muzikale act 'De Knappe Koppen', tussen het publiek (2 sets): 850 euro incl BTW

●        Optreden van De Waggelere. De showdansgroep beschouwt het optreden als een try-out en treedt op zonder vergoeding. De dienst voorziet wel een drankje voor de dansers en de begeleiders. De begeleiders hebben tijdens het optreden toegang tot de bovenverdieping van de zaal.

De dienst raamt de totaalprijs op 10.736,50 euro.

De nodige budgetten zijn voorzien: 10.000 euro, via MJP000549, ARK61600010/0719, AC000216 en 1.400 euro via MJP000548, ARK61421000/0719, AC000216.

BESLUIT:

artikel 1:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met de opmaak van een uitnodigingskaart door de dienst communicatie en het versturen ervan naar de besturen van alle betreffende verenigingen/organisaties en de vrijwilligers van de gemeentelijke diensten en adviesraden.

artikel 2:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met de geraamde uitgave 750,00 euro voor tafeldecoratie.

artikel 3:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met de geraamde uitgave van 2.200,00 euro voor de afname van de dranken.

artikel 4:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met de aanduiding van traiteur Bollen voor de catering, en met de geraamde uitgave van 4.250,00 euro voor ca. 500 personen.

artikel 5:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met de aanduiding van GS Events voor licht en geluid, en de DJ-set, en met de uitgave van 1.149,50 euro.

artikel 6:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met het try-out optreden, zonder vergoeding, van de showdansgroep.

artikel 7:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met het optreden van stand-up comedian Yannick Noben, en de kostprijs van 1.537,00 euro.

artikel 8:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met het optreden van de Knappe Koppen, en de kostprijs van 850,00 euro.

artikel 9:

Het  College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord met toespraken door burgemeester, Mark Vos en schepen van vrijwilligerswerk, Anja Slangen

artikel 10:

Het College van Burgemeester en Schepenen gaat akkoord dat de meewerkende personeelsleden tijdens het vrijwilligersfeest de gepresteerde uren kunnen registreren als overuren.

artikel 11:

Dit besluit wordt bekend gemaakt conform de bepalingen van het DLB.