Aanleiding, feiten, context

Tijdens het CBS van 13/03/2024 werd de opdracht voor de inrichting van een nieuw inschrijfprogramma voor (jeugd)activiteiten gegund aan Tactics. De betalingen kunnen nu zowel aan de hand van factuur als online betaling gebeuren. Om deze online betaling mogelijk te maken is een implementatie van en koppeling met POM nodig. Deze koppeling kan uiteraard voor meer doeleinden gebruikt worden dan enkel de inschrijvingen en betalingen voor de vrije tijdsactiviteiten.

De maandelijkse kosten worden geraamd op 200 euro (incl. BTW) per maand. De totale kosten voor de periode 1 september 2024 t.e.m. 30 augustus 2025 bedragen 3.075,55 euro. Budget wordt voorzien op volgende nieuwe budgetsleutels MJP2191 (éénmalige kosten en licenties) en MJP2192 (transactiekosten). Het budget wordt voorzien door een budgetverschuiving binnen de budgetsleutels van Welzijn.

Juridische gronden

●        College van Burgemeester en Schepenen (13/03/2024): Goedkeuring gunning nieuw inschrijfprogramma voor dienst jeugd

●        Het Decreet Lokaal Bestuur (22/12/2017)

Adviezen

●        Dienst Financiën: goedkeuring aanmaak budgetsleutels en aansluiting POM

●        Dienst ICT: goedkeuring aansluiting POM

Argumenten

Om de algemene administratie van de inschrijvingen vlotter te laten verlopen en het werk voor de diensten achter de schermen te verlichten, worden ook online betalingen ingesteld. Op die manier is de verwerking achteraf veel beperkter en met minder manuele handelingen. Daarnaast moet ook niet alles meer per factuur verstuurd worden, wat opnieuw een hoop werk en geld bespaart.

De overeenkomst met POM nv wordt ter goedkeuring en ter ondertekening aan het

schepencollege voorgelegd.

Financiële weerslag

De kosten voor deze implementatie bedragen:

●        Eénmalige set-up (incl. 1 Iban): 750,00 euro

●        Eerste toepassing (Tactics): 149,00 euro – maandelijkse licentie fee
Elke volgende toepassing is 49,00 euro per maand.

●        Transactiekost per betaalde QR-code: 31,50 cent per maand.

De maandelijkse kosten worden geraamd op 200 euro (incl. BTW) per maand. De totale kosten voor de periode 1 september 2024 t.e.m. 30 augustus 2025 bedragen 3.075,55 euro. Budget wordt voorzien op volgende nieuwe budgetsleutels MJP2191 (éénmalige kosten en licenties) en MJP2192 (transactiekosten). Het budget wordt voorzien door een budgetverschuiving binnen de budgetsleutels van Welzijn.

BESLUIT:

artikel 1:

Het college van burgemeester en schepenen beslist om de aansluiting van POM (nv debiteurenbeheer) goed te keuren.

artikel 2:

Het college van burgemeester en schepenen beslist om de voorziene (maandelijkse) kosten te dragen.

artikel 3:

Het college van burgemeester en schepenen gaat voor de inschrijvingen van vrijetijdsactviteiten akkoord met een combinatie van online betalingen en betaling achteraf.

artikel 4:

Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het DLB.