Meeting.burger Riemst

Aanleiding, feiten, context
Tennisclub Riemst vraagt aan het gemeentebestuur om over te schakelen naar het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen om de gemeentelijke tennisterreinen te reserveren.

Het gemeentebestuur Riemst gebruikt hiervoor momenteel het reservatiesysteem Recreatex van Gantner voor het reserveren van sportaccommodaties, waaronder de tennisterreinen.

Het huidige reservatiesysteem wordt door gebruikers als omslachting en ongebruiksvriendelijk ervaren. Online betalingen zijn eveneens niet mogelijk. De verwerking, nazicht en de nodige correcties aanbrengen van deze reservaties vraagt ook veel administratief werk van de gemeentelijke diensten.

Juridische gronden

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017: hoofdstuk 2 handelt over de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepen.

CBS-besluit van 28 september 2022: Reserveren tennisterreien via tennisapp van Tennis Vlaanderen.

In het meerjarenplan van de gemeente zijn de volgende beleidsdoelen en acties opgenomen:

BD000094: We blijven investeren in een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening.

AP000253: We bouwen het klantvriendelijk contact en de dienstverlening verder uit vertrekkend vanuit de klant.

AP000254: We streven naar een hoge mate van klanttevredenheid.

Adviezen

De dienst sport adviseert positief op de vraag van Tennisclub Riemst om over te schakelen naar het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen. In de toekomst kan het reserveren van de padelterreinen ook hier op aansluiten en via dit systeem verlopen. Ook biedt deze applicatie de mogelijkheid om een elektronisch toegangssysteem en de lichtbesturing koppelen worden aan de reservaties via het reserveringssysteem van Tennis Vlaanderen.

Andere gebruikers (meestal tenniscentra) van de App Tennis Vlaanderen zijn positief. Het is een bewezen applicatie met hoge gebruikerstevredenheid.

Advies Tc Riemst: positief - zie mail van 24 oktober 2022.

Argumenten

Het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen is gebruiksvriendelijker voor de klanten dan het huidige reservatiesysteem van Gantner.

Post-corona is er een digitale (r)evolutie gekomen, waardoor de vraag naar laagdrempelige, gebruiksvriendelijke systemen stijgt. Het doelpubliek is doorgaans een publiek dat vertrouwd is met online reserveringen en -betalingen. Er kan via de app meteen gereserveerd en betaald worden.

Het voorgestelde reserveringssysteem werkt via een app en is gekoppeld aan een webshop. Het systeem laat toe om verschillende beheerders en rollen te bepalen, waardoor het heel duidelijk is wat door de tennisclub beheerd wordt en wat door de gemeente beheerd kan worden. Afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst (zie bijlage).

Het gebruik van de App is gratis voor de tennisclub en de gemeente. Er zijn dus geen software-aankopen of onderhoudslicenties van toepassing.

Om het reserveringssysteem te kunnen gebruiken, wordt er een minimale transactiekost van 0.39 eurocent (excl. BTW) per transactie automatisch ingehouden van de kostprijs voor de betalende reserveringen.
Leden van de tennisclub betalen een jaarlijkse bedrage aan de tennisclub en betalen niet per individuele reservering.

Inkomsten door reserveringen van niet-leden zijn voor het gemeentebestuur van Riemst.Tennis Vlaanderen werkt samen met de betaalprovider "Mollie" om het geld te innen en over te schrijven naar een gekoppelde rekening van de gemeente.

De uitbetalingsfrequentie (dagelijks - wekelijks - maandelijks) door Mollie aan de belanghebbende(n), i.c. het gemeentebestuur wordt bepaald in de instellingen van de applicatie en kan flexibel aangepast worden. Het gemeentebestuur kan zelf bepalen welke betaalmethodes toegelaten worden (bijv. bancontact en/of Ideal). Ideal is voor ons ook relevant om een vlotte betaling mogelijk te maken voor de Nederlanders, die in onze grensstreek wonen/sporten.

Mollie geeft maandelijks een factuur met een overzicht van de betalingskosten per betalingsmethode. Ook is het overzicht van de gebruikers beschikbaar.

Bijkomend wordt er een samenwerkingsovereenkomst tussen Tc Riemst en Gemeente Riemst om de afspraken rond het gebruikersbeheer van de tennisapp vastgelegd.

Financiële weerslag

Voor het gebruik van het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen wordt er een transactiekost van 0,39 euro excl btw per reservering voor niet-leden van Tc Riemst aangerekend. Deze onkosten worden rechtstreeks ingehouden op de omzet. Betaalprovider "Mollie" geeft maandelijks een factuur met een overzicht van de betalingskosten per betalingsmethode (ideal en bancontact) aan het gemeentebestuur Riemst.

Voor leden van Tc Riemst, die een reservering plaatsen, worden er geen transactiekosten aangerekend door Tennis Vlaanderen.

MJP000513, GEM70210000/0742, AC000000 (inkomsten - verhuur van sportterreinen Herderen)- geraamd bedrag: 700,00 EUR

BESLUIT: Reserveren tennis via App Tennis Vlaanderen

22 stemmen voor: Mark Vos, Guy Kersten, Christiaan Bamps, Peter Neven, Anja Slangen, Mieke Loyens, Jan Peumans, Marina Pauly, Mathieu Eycken, Patrick Janssen, Davy Renkens, Marie-Elise Smets, Joël L'Hoest, Steven Coenegrachts, Dirk Jacobs, Jan Noelmans, Marc Konings, Laura Mulleners, Danny Lemmens, Yves Chanson, Anja Huls en Philippe Geelen

artikel 1:

De gemeenteraad besluit om de reservaties van de tennisterreinen voortaan te laten verlopen via het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen (APP - Tennis Vlaanderen) en dit systeem te implementeren binnen de gemeente.

artikel 2:

De gemeenteraad gaat akkoord met de afspraken opgenomen in de bijgevoegde samenwerkingsovereenkomst en geeft de opdracht aan de voorzitter, Davy Renkens, en algemeen directeur, Guido Vrijens, om deze samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen.

artikel 3:

Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het DLB.