Aanleiding, feiten, context

Het huishoudelijk reglement voor het gebruik van de repetitieruimte is goedgekeurd door de

gemeenteraad van 10 oktober 2022.

De gemeente Riemst zet in om de gemeentelijke gebouwen zo efficiënt mogelijk te gebruiken ten

dienste van de inwoners.

Zowel muzikale bands van Riemst, als de Kunstacademie Voeren-Riemst maken gebruik van de

lokalen in het gemeentelijk gebouw gelegen aan de Kerkstraat 28. De muzikale bands maken enkel

gebruik van de repetitieruimte, de aanpalende ruimte en de opbergruimte. Het huishoudelijk

reglement regelt de praktische afspraken en werking voor de gebruikers van de repetitieruimte. Het

huishoudelijk reglement is een bindend reglement voor alle muzikale bands, die gebruik maken van de

repetitieruimte.

Gezien de toename van het aantal leerlingen en het uitgebreide studieaanbod van de Kunstacademie

Voeren-Riemst dient er beter ingespeeld te worden op de noden van zowel de Kunstacademie als de

repeterende bands.

Na een evaluatie van het huidig huishoudelijk reglement voor het gebruik van de repetitieruimte blijkt

dat enkele praktische aanpassingen noodzakelijk zijn voor een transparante en duidelijke werking.

Aanpassing huishoudelijk reglement voor het gebruik van de repetitieruimte:

Het betreft volgende artikels:

Artikel 1 : Infrastructuur

●        Het huishoudelijk reglement valt voortaan onder de dienst Vrije Tijd, de contactgegevens, mailadres en telefoonnummer zijn aangepast.

Artikel 2 : Gebruiker

●        Elke aanvraag verloopt voortaan via de dienst Vrije Tijd.

Artikel 3 :Tarieven

Punt 3.1 Waarborg

●        Alle punten vermeld onder punt 3.1 Waarborg zijn uit het reglement gehaald.

●        Nieuw punt toegevoegd :punt 3.1 wordt nu Toegangssysteem met nieuw toegevoegde punten.

Artikel 4: Reserveren

Punt 4.1 Openingsuren

●        Het sluitingsuur op weekdagen is voortaan 24.00 u.

●        Een tijdsblok van maximaal drie uur voor gebruik van de repetitieruimte op weekdagen en in het weekend is extra toegevoegd.

●        Voortaan mag er na 24.00 u. geen geluid gemaakt worden in de repetitieruimte.

Punt 4.2 Annuleren

●        De gebruiker dient voortaan minimum 24 u. voor aanvang van de reservering te annuleren.

●        Bij annulering minder van 24 u. voor aanvang wordt de reservatie aangerekend.

Artikel 5 : Gebruik van het lokaal

Punt 5.1 Gebruiker

●        Er mag na 24.00 u. geen muziek meer gemaakt worden.

Artikel 8: Verantwoordelijkheid

●        De gebruiker dient voortaan de dienst Vrije Tijd op de hoogte te brengen bij het vaststellen

●        van vernielingen en/of verdwijningen in het repetitielokaal.

Aan het College van Burgemeester en Schepenen wordt de goedkeuring gevraagd om de

voorgestelde aanpassingen door te voeren in het huishoudelijk reglement voor het gebruik van de

repetitieruimte - Kerkstraat 28.

Juridische gronden

●        Decreet over Lokaal Bestuur van 22 december 2017: art 57 handelt over de bevoegdheid van

●        de College van Burgemeester en Schepenen.

●        Het collegebesluit van 20 oktober 2016 handelt over de goedkeuring van het huishoudelijk reglement en de gebruiksovereenkomst met betrekking tot de repetitieruimte voor bands -Kerkstraat 28.

●        Het gemeenteraadbesluit van 14 november 2016 handelt over de goedkeuring van het huishoudelijk reglement en de gebruiksovereenkomst met betrekking tot de repetitieruimte voor bands-Kerkstraat 28.

●        Het collegebesluit van 15 juni 2022 handelt over de goedkeuring aanpassing huishoudelijk reglement repetitieruimte voor bands - Kerkstraat 28.

●        Het gemeenteraadbesluit van 10 oktober 2022 handelt over de goedkeuring aanpassing huishoudelijk reglement repetitieruimte voor bands - Kerkstraat 28.

Adviezen

●        De Jeugddienst geeft een positief advies om het huishoudelijk reglement repetitieruimte onder te brengen bij de dienst Vrije Tijd.

●        De dienst Vrije Tijd geeft een positief advies om op treden als contactpersoon tussen de repetitieruimte - Kerkstraat 28 en de gebruikers van de repetitieruimte.

●        De dienst Vrije Tijd geeft een positief advies om bij te dragen aan een efficiëntere werking en afhandeling van de afspraken voor de repetitieruimte.

●        De Technische Dienst geeft een positief advies voor het plaatsen van een sleutelkast aan deingang van het gebouw waarin de repetitieruimte gevestigd is.

Argumenten

De doelstelling voor het aanpassen van het huishoudelijke reglement is om een harmonieuze

omgeving te creëren waarin de Kunstacademie Voeren-Riemst en de bands kunnen gebruik maken

van de repetitieruimte zonder elkaar te hinderen.

Door duidelijke afspraken vast te leggen, kan het huishoudelijk reglement bijdragen aan een efficiënte

werking voor beide gebruikers van de repetitieruimte.

Het verlengen van de openingsuren en het toevoegen van tijdsblokken biedt beide gebruikers meer

flexibiliteit. De bands genieten van de nodige tijd om te repeteren wat leidt tot verdere ontplooiing van

hun muzikale talenten.

Het onderbrengen van het huishoudelijk reglement bij de dienst Vrije Tijd zorgt voor een doeltreffende

administratieve coördinatie.

De werkwijze voor de jaarplanning repetitieruimte van de Kunstacademie Voeren-Riemst is als volgt:

●        Midden oktober van elk kalenderjaar bekijkt de Kunstacademie Voeren-Riemst welke dagen er beschikbaar zijn en vrij kunnen gemaakt worden voor de repeterende bands.

●        Op vrije dagen kunnen de bands repeteren in de repetitieruimte. Na onderling overleg worden deze vrije momenten voor het nieuwe schooljaar schriftelijk vastgelegd vanaf 01 november tot 30 juni van het volgend kalenderjaar.

●        Indien er een nieuwe aanpassing is van de bezetting van de repetitieruimte (enerzijds door de Kunstacademie Voeren-Riemst, anderzijds door de dienst Vrije Tijd als het om een muziekgroep gaat), maakt men dit schriftelijk over en in onderling overleg keurt de Schepen van Cultuur, de directie van de Kunstacademie Voeren-Riemst en dienst Vrije Tijd deze

●        aanpassing goed.

Het plaatsen van een sleutelkast aan de toegangsdeur is een handige en veilige manier om sleutels te

bewaren en toegang te verlenen aan de gebruikers van de repetitieruimte. Dit draagt bij tot een

georganiseerde en veilige toegangsregeling.

Financiële weerslag

De verhuring van de repetitieruimte zorgt voor huurinkomsten voor de Kunstacademie Voeren-Riemst.

De huurinkomsten van de repetitieruimte worden geregistreerd op volgende sleutel MJP000474, GEM

70210000/0750, AC000000.

De gemeente stort het jaarlijks bedrag van de verhuring van de repetitieruimte op het einde van het

jaar aan de Kunstacademie Voeren-Riemst voor het gebruik van de nutsvoorzieningen. Dit gebeurt via

de sleutel MJP000454, GEM61020000/0750, AC000120.

De kostprijs voor het plaatsen van een sleutelkast wordt geraamd op 100 euro.

De nodige kredieten zijn voorzien op registratiesleutel MJP000532 - GEM 61300400/0739, AC000195

- Aankoop klein materiaal gebouwen.

BESLUIT: Reglement repetitieruimte- Aanpassing

eenparig

BESLUIT: Huishoudelijk reglement repetitieruimte

Artikel 1: Infrastructuur

Het gemeentebestuur van Riemst staat in voor de terbeschikkingstelling van de repetitieruimte. Deze

is uitgerust met een zanginstallatie (twee microfoons en bijhorende statieven), een drumtoestel

(drumstokken en cymbalen zelf meebrengen), twee gitaarversterkers, één basversterker en één

mengpaneel.

Deze ruimte, inclusief het opgesomde materiaal, de recreatieruimte en de bergruimte, bevinden zich

in:

Repetitieruimte

Kerkstraat 28

3770 Riemst

vrijetijd@riemst.be

012 44 03 70

Artikel 2: Gebruiker

●        De repetitieruimte is bestemd voor de individuele of in groepsverband actievemuziekbeoefening van jongeren of voor andere culturele expressievormen die geluidsoverlast kunnen teweegbrengen.

●        Elke aanvraag verloopt via de dienst Vrije Tijd. Er wordt vervolgens een gebruiksovereenkomst opgemaakt tussen de gebruiker en de gemeente Riemst, welke recht geeft op het gebruik van de ruimte, inclusief materiaal en kosten van elektriciteit en verwarming.

●        Indien de gebruiker jonger is dan achttien jaar, of indien de groep enkel bestaat uit personen jonger dan achttien jaar, dan dient de groep een volwassene (ouder,…) aan te duiden als contactpersoon. Deze ondertekent ook de overeenkomst.

●        Elke gebruiker (huurders, bandleden, bezoekers) blijft echter individueel verantwoordelijk voor een correcte gang van zaken en is persoonlijk (bij minderjarigheid: de ouder) aansprakelijk in geval van diefstal van of schade aan materiaal en/of inrichting.

●        Aan een repetitie kunnen maximum tien personen deelnemen. Naast de personen die deelnemen aan de repetitie, zijn maximum twee bezoekers toegelaten. Zij staan onder volledige verantwoordelijkheid van de repeterende groep.

●        De gebruiker mag geen enkele andere bestemming geven aan de repetitieruimte dan die waarvoor ze bedoeld is. Onderverhuring is ten strengste verboden.

●        Alle gebruikers van het repetitielokaal worden verondersteld dit reglement te kennen en er zich aan te houden.

Artikel 3: Toegangssysteem

3.1 Sleutelkast

●        Het gebouw waarin de repetitieruimte is gevestigd, is uitgerust met een sleutelkast, deze

●        bevindt zich aan de voordeur van het gebouw.

●        Elke gebruiker, krijgt toegang tot de sleutelkast waarin zich de toegangssleutel bevindt. De toegangssleutel geldt voor het openen van de poort, de inkomdeur en de repetitieruimte.

●        Elke gebruiker ontvangt, na het ondertekenen van de gebruiksovereenkomst, een eigen alarmcode om het gebouw te betreden.

●        Bij verlies van de sleutel, zal een forfaitaire vergoeding van 50 euro worden gefactureerd.

●        Op het einde van de overeenkomst wordt de alarmcode uit het systeem gehaald en worden eventuele kosten van beschadiging of diefstal van materiaal of inrichting doorgerekend aan de gebruiker

3.2 Huur

●        De huur van de repetitieruimte bedraagt tien euro per repetitieblok van drie uur.

●        Het huurgeld van tien euro omvat het gebruik van de repetitieruimte, verlichting, verwarming, elektriciteit en een bergruimte, te voorzien van een eigen hangslot. De gebruiker staat zelf in  voor eventuele betalingen van taksen, belastingen, auteursrechten, billijke vergoeding en dergelijke.

●        Voor activiteiten georganiseerd door de gemeente is het tarief van tien euro per repetitieblok van drie uur niet van toepassing.

●        Maandelijks wordt er door middel van een factuur een afrekening opgestuurd naar de vertegenwoordiger van de muziekgroep. De betaling gebeurt door middel van een overschrijving.

Artikel. 4: Reserveren

4.1 Openingsuren

De repetitieruimte kan op aanvraag gebruikt worden:

Op weekdagen tussen 20.00 u. en 24.00 u. – tijdsblok van maximaal drie uur.

In het weekend tussen 09.00 u. en 23.00 u. – tijdsblok van maximaal drie uur.

Na 24.00 u. mag er geen geluid (muziek of lawaai) meer worden gemaakt in de repetitieruimte.

De gebruiker respecteert deze tijdstippen.

4.2 Bezettingsprocedure van de repetitieruimte

●        Midden oktober van elk kalenderjaar bekijkt de Kunstacademie Voeren-Riemst op welke dagen de repeterende bands gebruik kunnen maken van de repetitieruimte. Al naargelang hun lessenrooster kunnen op de vrije dagen de bands repeteren in de repetitieruimte.

●        Na schriftelijk overleg maakt de Kunstacademie Voeren-Riemst een nieuwe planning op en deze ligt dan vast voor het nieuwe schooljaar. De nieuwe planning gaat in van 1 november van dat kalenderjaar tot 30 juni van het nieuwe kalenderjaar.

●        Indien er een nieuwe aanpassing is van de bezetting van de repetitieruimte (enerzijds door de Kunstacademie Voeren-Riemst, anderzijds door de dienst Vrije Tijd als het om een muziekgroep gaat), maakt men dit schriftelijk over en in onderling overleg keurt de Schepen van Cultuur, de directie van de Kunstacademie Voeren-Riemst en dienst Vrije Tijd deze aanpassing goed.

4.3 Reservatieprocedure

●        Elke reservatie dient te gebeuren via de online agenda van de repetitieruimte: https://www.supersaas.nl/schedule/Repetitie_Riemst/Repetitieruimte.

●        In de gebruiksovereenkomst wordt tevens de gereserveerde dag en het repetitieblok opgenomen. Je kan kiezen of je de overeenkomst afsluit voor één enkel repetitiemoment, of op regelmatige basis.

4.4 Annuleren

●        Een reservatie kan steeds geannuleerd worden via email naar vrijetijd@riemst.be of door de online agenda aan te passen.

●        Een reservatie dient minimum 24 u. vooraf te worden geannuleerd.

●        Een reservatie die niet tijdig geannuleerd is, minder dan 24 u. voor aanvang van de repetitie, wordt aangerekend.

Artikel. 5: Gebruik van het lokaal

5.1 Gebruiker

●        Auto’s worden geparkeerd op de voorziene parkeerplaatsen. Enkel om te laden en te lossen zijn auto’s toegestaan op het domein van de repetitieruimte achter de poort.

●        Zet je aanwezigheid in het logboek dat in het repetitielokaal ligt. Hiermee geef je ook aan dat

●        je de ruimte en al het materiaal in onberispelijke staat weer achterlaat. Heb je opmerkingen

●        over de werking of de staat, dan kan je die hierin opschrijven.Eten is niet toegestaan in de repetitieruimte. Drinken is toegestaan, op voorwaarde dat alle verpakkingen nadien opgeruimd worden.

●        Huisdieren zijn niet toegestaan in het repetitielokaal.

●        De ruimte wordt na iedere repetitie opgeruimd en netjes achterlaten. Alle afval wordt opgeruimd en gesorteerd in de vuilniszakken. De Kunstacademie Voeren-Riemst volgt dit op en rapporteert, indien nodig.

●        De omgeving van het gebouw wordt ook proper gehouden door de daar ontstane afval eveneens in de vuilniszakken van de repetitieruimte te sorteren.

●        Op de muren mag er niets bevestigd worden. Mededelingen kunnen geplaatst worden op het

●        daarvoor voorziene whiteboard. Tijdens de repetitie houdt de gebruiker de deur en de ramen gesloten om geluidsoverlast te voorkomen. Geluidsproductie kan enkel in het repetitielokaal en op een aanvaardbaar geluidsniveau. Na 24 u. mag er geen muziek meer worden gemaakt.

●        Bij het verlaten van het gebouw dienen alle deuren gesloten te worden indien het repetitieblok buiten de openingsuren van de Kunstacademie Voeren-Riemst valt.

●        Het lokaal, de voordeur en de poort wordt steeds afgesloten en het alarm wordt opgezet na gebruik.

5.2 Poetsen

●        Het lokaal wordt wekelijks gepoetst door het onderhoudspersoneel van de Kunstacademie Voeren-Riemst.

●        Wanneer een gebruiker het lokaal zodanig achterlaat dat een onderhoudsbeurt noodzakelijk is, wordt er een forfaitaire boete aangerekend van 25 euro of 50 euro, te bepalen op basis van poetstaken die respectievelijk een tijdsduur van minder of meer dan twee uur in beslag nemen. Dit wordt gecontroleerd door het personeel van de Kunstacademie Voeren-Riemst.

Artikel 6: Roken/drugs

●        In en rond de Kunstacademie Voeren-Riemst is het verboden om te roken. Indien er toch wordt gerookt, dan is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor sancties en aansprakelijk voor eventuele gevolgen.

●        Drugs zijn ten strengste verboden in en rond de Kunstacademie Voeren-Riemst. Het consumeren of tolereren als gebruiker kan na beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen leiden tot weigering van de gebruiker in het gebouw.

Artikel 7: Verzekering

●        In de brandpolis werd afstand van verhaal opgenomen waardoor de gebruiker zich niet tegen brand moet verzekeren.

Artikel 8: Verantwoordelijkheid

●        Indien de gebruiker bij het betreden van de ruimte vernielingen en/of verdwijningen in het lokaal vaststelt, dient hij/zij onmiddellijk de dienst Vrije Tijd hiervan op de hoogte te brengen via vrijetijd@riemst.be. Gebeurt dit niet, dan loop je het risico dat de herstellingskosten aan jouw band worden doorgerekend. Beschadigingen vallen immers ten laste van de laatste gebruiker De gebruiker is tijdens de activiteit zelf aansprakelijk voor schade aan de infrastructuur en bijhorend materiaal, tenzij tekortkomingen op voorhand werden gemeld aan de medewerkers van de dienst Vrije Tijd.

●        Het College van Burgemeester en Schepenen kan de schade verhalen op de gebruiker.

Artikel 9: Toezicht/controle

●        Toezicht en controle worden voornamelijk uitgevoerd door de personeelsleden van de Kunstacademie.

●        Alle personeelsleden van het gemeentebestuur zijn ten allen tijde bevoegd om controle uit te voeren op de naleving van dit reglement.

●        Bij het niet naleven van de voorwaarden opgenomen in dit reglement, wordt de dienst Vrije Tijd verwittigd en kan het gemeentebestuur het contract steeds eenzijdig opzeggen en de waarborg inhouden.

Artikel 10: Inwerkingstreding

Het reglement 'aanpassing huishoudelijk reglement repetitieruimte' van 10 oktober 2022 wordt

opgeheven en vervangen door het nieuwe huishoudelijk reglement repetitieruimte van 23 augustus

2023.

Dit reglement treedt in werking vanaf 28 augustus 2023.

Artikel 11

Een afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de financieel directeur.

Artikel 12

Dit besluit wordt kenbaar gemaakt conform de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur