Aanleiding, feiten, context

Op maandag 15 mei gingen de inschrijvingen voor de gemeentelijke zomeractiviteiten van start. De grabbelpasactiviteiten doen het erg goed, waardoor alle activiteiten, op één na, volzet zijn. Ook is er voor al deze activiteiten een wachtlijst. Er zijn in totaal 12 grabbelactiviteiten gepland, waarvan er bij 11 een wachtlijst is. In totaal zijn er nu 358 kinderen goed ingeschreven voor de activiteiten, maar is er ook een wachtlijst van maar liefst 299 deelnemers. Het volledige overzicht is opgenomen in de bijlage. De eerste bijlage bevat de kostenberekening die op 13 december 2021 werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen, de tweede bijlage een overzicht van de inschrijvingen en wachtlijst per grabbelpasactiviteit en kostenberekening bij uitbreiding.

Er is een wachtlijst voor volgende grabbelpasactiviteiten:

●        Prison Island en bowlen: 12

●        Workshop pyrografie: 1

●        Creatief atelier: 29

●        Bezoek aan Farm Flora 19/07: 31

●        Uitstap Irrland: 16

●        Workshop Circus 6-9 jaar: 10

●        Bezoek aan Farm Flora: 02/08: 35

●        Spacejump en glowgolf: 71

●        Workshop bakken 2017-2015: 39

●        Workshop bakken: 2014-2011: 13

●        Uitstap Efteling: 40

Juridische gronden

●        Schepencollege (28/04/2011): uitstappen en workshops zomervakantie

●        Gemeenteraad (23/05/2019): handelt over de aanpassing van het reglement tarieven voor deelname gemeentelijke activiteiten door individuen

●        Schepencollege (10/11/2021): Organisatie speelpleinwerking 2022 handelt over de vrijwilligersvergoeding vanaf meerdere activiteiten

●        Schepencollege (26/10/2022): Organisatie Speelpleinwerking, Swap en Grabbelpas zomer 2023

●        Schepencollege (11/01/2023): Grabbelpas 2023

●        Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 

Adviezen

●        /

Argumenten

De dienst Jeugd had reeds contact met de aanbieders van de workshops om na te gaan of een uitbreiding van het aantal deelnemers en/of workshops mogelijk is. Voor enkele activiteiten kan het aantal deelnemers uitgebreid worden, nl.:

05/07 Prison Island en bowlen

●        Al ingeschreven: 47

●        Wachtlijst: 14

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 65

●        Huidige aantal deelnemers bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 61

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 4

●        Geschatte meerkost: 792 euro = 552 euro (inkom) + 240 euro (bus)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 138 euro

●        Maximale totale meerkost: 930 euro

12/07 Workshop Pyrografie

●        Al ingeschreven: 15

●        Wachtlijst: 1

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 20

●        Huidige aantal deelnemers bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 16

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 4

●        Geschatte meerkost: 15 euro = 1 x meerprijs extra deelnemer (15 euro)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 60 euro

●        Maximale totale meerkost: 75euro

12/07 Creatief atelier

●        Al ingeschreven: 20

●        Wachtlijst: 29

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 50

●        Huidige aantal deelnemers bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 49

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 1

●        Geschatte meerkost: 500 euro = aankoop materiaal

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: n.v.t.

●        Maximale totale meerkost: 500 euro

26/07 Irrland

●        Al ingeschreven: 47

●        Wachtlijst: 16

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 75

●        Huidige aantal deelnemers bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 63

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 12

●        727Geschatte meerkost: 727 euro = 144 euro (inkom) + 583 euro (bus)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 112 euro

●        Maximale totale meerkost: 839 euro

02/08 Workshop Circus

●        Al ingeschreven: 20 (6-9 jaar) + 20 (10-12 jaar)

●        Wachtlijst: 10 (6-9 jaar)

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 50

●        Huidige aantal deelnemers bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 50

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 10

●        Geschatte meerkost: 250 euro = extra workshop (incl. begeleider)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 0

●        Maximale totale meerkost: 250 euro

09/08 Spacejump en glowgolf

●        Al ingeschreven: 47

●        Wachtlijst: 71

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 118

●        Huidige aantal deelnemers bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 118

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 0

●        Geschatte meerkost: 1.717 euro = 1.462,60 euro (inkom) + 255 euro (bus)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 0

●        Maximale totale meerkost: 1.717 euro

28/08 Efteling

●        Al ingeschreven: 70 (Grabbel) – 46 (SWAP)

●        Wachtlijst: 40 (Grabbel) – 0 (SWAP)

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 164

●        Huidige aantal deelnemers (SWAP+GRABBEL) bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 156

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 8

●        Geschatte meerkost: 1.639 euro = 1.056 euro (inkom) + 583 euro (bus)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 216 euro

●        Maximale totale meerkost: 1.855 euro

Bij de andere workshops/uitstappen is er geen mogelijkheid om het aantal kinderen voor die specifieke workshop/uitstap (voldoende) uit te breiden, aangezien daar het absolute maximum al bereikt is. Daarom zou de Dienst Jeugd een aantal activiteiten meerdere keren willen organiseren, indien dit mogelijk is voor de organisatie die de workshop zal begeleiden. Het gaat om volgende activiteiten:

23/08 Workshop bakken

2 extra workshops (+uitbreiding bestaande workshops) mogelijk op 22 augustus.

●        Al ingeschreven: 20 (°2017-2015) – 20 (°2014-2011)

●        Wachtlijst: 39 (°2017-2015) – 13 (°2014-2011)

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 92

●        Huidige aantal deelnemers (SWAP+GRABBEL) bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 92

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 0

●        Geschatte meerkost: 600 euro = 300 euro per workshop

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 0 euro

●        Maximale totale meerkost: 600 euro

19/07 en 02/08 Farm Flora

De eigenaar van Farm Flora bekijkt samen met de dienst Jeugd of twee extra bezoekmomenten van telkens 17 kinderen mogelijk zijn. Deze extra momenten kunnen echter nog niet met zekerheid ingepland worden, aangezien er bij Farm Flora al een drukke zomerplanning is.

●        Al ingeschreven: 17 (19/07/2023) – 17 (02/08/2023)

●        Wachtlijst: 31 (19/07/2023) – 35 (02/08/2023)

●        Nieuwe maximale aantal deelnemers (excl. begeleiding): 68

●        Huidige aantal deelnemers (SWAP+GRABBEL) bij uitbreiding (wachtlijst + ingeschreven): 68

●        Aantal kinderen op wachtlijst na uitbreiding: 0

●        Vrije plekken na wegwerken wachtlijst: 32
Er blijft wel een wachtlijst voor deze uitstap, maar het is zowel voor ons als de organisatie organisatorisch onmogelijk om deze volledig weg te werken.

●        Geschatte meerkost: 720 euro = 360 euro per busvervoer (heen/weer)

●        Bijkomende meerkost bij opvulling lege plekken: 0 euro

●        Maximale totale meerkost: 720 euro

De geschatte meerkost voor vrijwilligers bedraagt 813,40 euro (20 x 40,67 euro).

Financiële weerslag

Indien alle bovenstaande activiteiten uitgebreid zouden worden:

●        Totale geschatte meerkost activiteiten: 6.960 euro

●        Totale geschatte meerkost voor vrijwilligers: 813,40 euro

●        Maximale totale meerkost activiteiten: 7.486 euro

De nodige kredieten zijn voorzien in het budget 2023 onder volgende registratiesleutels:

●        MJP000465, GEM61690900/0750, AC000128 (diensten en leveringen voor grabbelpasactiviteiten

●        MJP0000406, GEM61690900/0750, AC000104 (diensten en leveringen voor het organiseren van grabbelpasactiviteiten i.s.m. jeugdbewegingen)

●        MJP000459, GEM61650100/0750, AC000126 (vergoeding vrijwilligers speelpleinwerking).

De dienst Jeugd doet een verschuiving binnen de eigen sleutels, nl. van MJP000460, GEM61600200/0750, AC000126 (aankoop kleine benodigdheden speelpleinwerking) en MJP000456, GEM61690900/0750, AC000123 (culturele activiteiten voor jongeren).

De totale meerinkomsten worden geraamd op 4.272,50 euro en worden geboekt onder registratiesleutel MJP000466, GEM70100200/0750, AC000128.

BESLUIT:

artikel 1:

Het college van burgemeester en schepenen beslist om de Grabbelpasactiviteiten wel/niet uit te breiden.

artikel 2:

Het college van burgemeester en schepenen is akkoord met uitbreiding van de inhoud van de overeenkomsten met de Grabbelpasaanbieders en geeft aan burgemeester Mark Vos en algemeen directeur Bart Weekers de bevoegdheid om de contracten te ondertekenen.

artikel 3:

De geschatte meerkost voor activiteiten en vrijwillgers bedraagt 8.000 euro. De nodige kredieten zijn voorzien in het budget 2023 onder volgende registratiesleutels MJP000465, GEM61690900/0750, AC000128 (diensten en leveringen voor grabbelpasactiviteiten), MJP0000406, GEM61690900/0750, AC000104 (diensten en leveringen voor het organiseren van grabbelpasactiviteiten i.s.m. jeugdbewegingen) en MJP000459, GEM61650100/0750, AC000126 (vergoeding vrijwilligers speelpleinwerking).

artikel 4:

De totale meerinkomsten worden geraamd op 4.372,50 euro en worden geboekt onder registratiesleutel MJP000466, GEM70100200/0750, AC000128.

artikel 5:

Dit besluit wordt bekendgemaakt conform de bepalingen van het DLB.